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7 fatos sobre Integração de sistemas que seu chefe vai gostar de descobrir.



O objetivo de se realizar a efetiva integração de sistemas em uma empresa, ou seja, melhorando o fluxo de trabalho interno, é dar dinamismo ao negócio, melhorando a realização das diversas tarefas específicas e, como consequência, na entrega do projeto ou produto final. Assim, reduzem-se os nós de comunicação e os erros como redundância de atuação e gestão de entregas.

A automação do workflow deve, em primeiro lugar, diminuir os custos para o funcionamento da companhia. Neste sentido, ela ajuda a detectar onde há desperdício ou gastos que podem ser suprimidos sem perda de qualidade. Dinamizar significa, ainda, evitar que funcionários percam tempo desnecessário no desempenho de tarefas. Assim, recursos humanos e materiais serão utilizados de modo eficiente.

Como consequência deste ponto de partida, temos a melhoria da cadeia de comunicação entre os diversos segmentos do processo. Existindo um sistema onde exista a designação de funções e a atualização do cumprimento de determinado trabalho, é possível medir a evolução da produção, acompanhar o tempo levado para tal realização e a oportunidade de se aplicar ajustes. O contato entre as partes permite o bom trajeto entre as pontas inicial e final.

Já foi pontuado em outro item, porém é válido destacar que um dos grandes gargalos de tempo em empresas deriva do gasto de energia em tarefas desnecessárias. A dedicação de funcionários a etapas que podem ser cortadas sem afetar os processos é facilmente identificável ao se colocar a cadeia de produção em perspectiva, o que a automação deste acompanhamento permite. A duplicidade de trabalho tem custo e atrasa entregas.

O aumento de produtividade é um caminho para a ampliação do lucro final. É possível chegar a este resultado tendo a possibilidade de manter sob seu controle diversos processos que, eventualmente, são terceirizados. A simples adoção de, por exemplo, uma plataforma de assinatura eletrônica permite que contratos não precisem sair do seu ambiente profissional, além de atacar um dos pontos da segurança de informações.

A segurança no processo de funcionamento de empresas ou realização de trabalhos é um dos principais atrativos da automação. Ela vai proporcionar o monitoramento mais eficiente de tarefas, organizando melhor a distribuição de responsabilidades e, ainda, o tráfego de informações e conteúdo entre os diversos setores. Ter ciência sobre quem detém esses dados e a gestão sobre eles garante que cheguem até as pessoas certas no momento certo, incluindo ainda o acompanhamento de possíveis equívocos.

Quem deve fazer o quê e para quando. Cortar o "telefone sem fio" de etapas de produção é importante para designar seus funcionários aos seus papéis corretos e realizar cobranças equivalentes. Não se trata apenas de eficiência, mas também de melhoria de ambiente de trabalho.O tagueamento de responsáveis pelas diversas entregas é uma forma de evitar tanto a falta de controle quanto a repetição de algo. 

A automação permitirá a todos os profissionais envolvidos no processo, em suas mais diferentes etapas, agilizar o cumprimento de suas tarefas, tendo acompanhamento direto sobre a cadeia de produção, suas tarefas e prazos a cumprir. Esta gestão integrada agrega, ainda, maior confiabilidade a todo a produção: por maior que seja o número de sistemas adotados pela empresa, todos buscarão informações diretamente na base unificada.

Sidney Lima Filho

Diretor Executivo